平面宣传：平面宣传主要以海报，喷绘，横幅，传单为主。
1．海报：要求印制海报80张，画面要求新颖。突出活动的主题，色彩鲜艳。海报要求于正月十三前制作完成。海报制作完成后，张贴于韵苑，紫菘和沁苑的各宿舍楼内，以及食堂等人流密集处，保证一个宿舍楼中一张。并在海报张贴时告知楼栋管理员将海报保留三天。
2．喷绘：要求印制喷绘2张，尺寸要求为7。5*4于正月十三前完成，一幅悬挂于韵苑篮球场外，另外一幅用于活动作为舞台背景。
3．横幅：要求制作横幅四条横幅内容分别为
华中科技大学新闻与信息传播学院元宵游园诗会〈注：具体内容可再行修正〉
分别悬挂于韵苑篮球场外围，紫菘入口处，沁苑，东九涵洞上方；横幅要求于正月十二前完成，并于正月十三悬挂出来。
4．传单：要求制作传单1000张，并按照三个公寓人数比例分配。传单要求于正月十二前完成，并开始分发。如果遇到印数不够的情况，则进行二次印刷，请于之前把小样保存好。
媒体宣传：主要以联系校内各媒体为主。首先联系媒体于活动之前各自的宣传机构上予以宣传，广播台要在当天在中午广播传播该活动。另外要求于正月十二前将校内各媒体联系完毕，并于诗会当天进行第二次通知，确保媒体当天可以到来进行报导。主要校内媒体有：醉晚亭，华中大在线，喻园网视，广播台，白云黄鹤。
指路标宣传：具体规格不限，要求色彩鲜艳，指路效果明确并于当天将指路牌安放在韵苑，紫菘，沁苑以及学校主干道上。
五会场布置
诗会会场主要占地为靠韵苑食堂的半个韵苑足球场。舞台预计搭建在操场塑胶跑道上，以草坪为游园场地。
1．入口：以彩虹门和赞助商的广告板作为晚会入口，中间是彩虹门，两边各有两块大型的广告板，内容为为赞助商所做的宣传广告。
2．舞台：诗会舞台将搭建在我校韵苑体育场东边跑道中央，舞台背景为大幅喷绘，内容为本次诗会的图标，赞助商信息。舞台顶端为横幅，内容为“穿越梦境相约元宵“华中科技大学元宵游园诗会。舞台周围有气球和盆栽围绕，烘托诗会氛围。
3．游园活动区：每个展台设3名工作人员负责该展区的活动，同学在成功完成活动之后可获得兑奖券一张，可到总台兑换奖品。设总台于入口附近兑换奖品。各个游园区搭设印有赞助商宣传内容的帐篷一个，100瓦灯泡2个，桌子两张，凳子若干，并以红色为主色调布置各展台。
六突发性事件处理
1．天气原因。2月恰逢初春，天气状况相对稳定，如出现意外天气〈下雨或刮大风等〉影响活动举行，我们将另找场地。另外为预防火灾，事先保证火警畅通。
2．舞台设备障碍。针对在活动进行中有可能出现的舞台影像设备故障，本次活动特安排专业技术人员进行及时维修。同时，在由于设备故障造成的演出空白时间中，我方会安排主持人及现场工作人员组织同学同学们进行现场游戏，以保持现场的热烈气氛。
3．人员拥挤。将本次活动场地划分舞台区，舞蹈区。游园区，并在每个区域特安排一定人数的工作人员进行现场秩序维护。
七工作安排
学术组：负责出各种题目，及灯谜。
节目组：设计诗会流程，联系嘉宾，支持人以及诗会当天后台指挥工作。
游园组：组织游园活动，包括每个展台的布置，展台负责人员，整个诗会所需的礼品，道具，装饰品等的购买或租借。
外联组：联系本次活动的外联赞助。
现场组：场地租借，诗会现场布置的相关事宜〈包括诗会的灯光，电路，烟花等〉还有现场秩序维持。
宣传组：本次活动前期宣传工作，联系校内各大媒体。
八活动预算
项目名称规格数量价格备注
大学元宵节游园诗会活动策划书