单位应注明单位名称，最好能盖单位公章。法定代表人签字亦可，若为其他人，应有授权委托书。单位印鉴应当规范，字据上最好加盖最高效力的公章， 若加盖“某公司行政专用章”、“收欠款专用章”、“仓库专用章”或者拇指大的小章，不太妥当。若单位拒绝承认拥有那些部门章、小章，事实难以澄清。
个人、单位应写全称，而不宜用简写、代号、化名。如“今欠司马先生货款2000元”中“司马先生”指称不明；如“今欠海尔公司材料款38万元” 中的“海尔公司”指称不明，就笔者了解，郑州亦有一家海尔公司。
签字、盖章要各方当事人皆在现场，以防被人冒充、替换。
6、时间应写清。
行使权利、履行义务的时间，出具字据的时间，都应当清晰、明了。不写日期的字据一旦发生纠纷，事实真相难以查清，对诉讼时效的确定也容易造成困 难。
对约定有履行义务期限的字据，要在应履行义务之日起一定期限内向人民法院起诉主张权利，若无诉讼时效中止，中断，延长情形的，就会丧失胜诉权。
7、利率要注明。
不要因系亲朋好友，碍着面子而不写明利息。若要计算利息，应当写明利息标准，否则，在诉至法院后，将视为未对利息加以约定。《合同法》第211 条明确规定：自然人之间的借款合同对支付利息没有约定或约定不明的，视为不支付利息。
利率利息分不清，也容易产生纠纷。如张大民立借据：“今欠王麻子人民币8万元，利息2分，8个月内还清”。借钱是事实，但约定利息是每月2分 钱，还是月利率2分，难以说清。此种情况，已有判例，认定为约定不明，为公平起见，王麻子得到张大民按银行同期贷款利率支付的利息。
利率和利息是两个不同的概念，将2分利率写成2分利息，或写成0.2分利息，或写成0.2％利息都是不恰当的。利率是利息和本金的比率，主要表 示方法有：1）年利率：用%表示；2）月利率，用‰表示；3）日利率，用“？/万”表示。无论是银行还是民间借贷约定利息的时候，文字表述均应用“利 率”，银行放贷利率通常按月计算，用“‰”表示，2分的利率就是20‰（即2%），月利率五厘六即为5.6‰。
8、注意认真核对字据。
在书写字据后，双方应当认真核对，如有漏洞，应当立即修正或者重新书写。亦可找第三人对字据字字斟酌，切忌稀里糊涂就签字盖章。
9、无效字据。
受胁迫所写“欠条”的行为，为无效的民事行为，权利义务关系将不为法院确认；赌债、婚姻、感情之债的欠条，不受法律保护，应为无效；借款时，如 果明知对方将用于非法活动，就不要借款给对方，否则该借款不受法律保护。
10、要妥善保存字据。
注意保存完整欠条，缺角欠条，证据效力会有所减弱。为维护自身合法权益，要注意保全证据，一般情况下要保存好字据复印件。若对方骗取字据后，立 即销毁会导致事实难以说清的结局。如遇对方抢夺或者暴力抢夺字据，而后将其撕毁，以达到不履行债务之目的，涉嫌抢夺罪、抢劫罪。偷窃欠条，亦可能涉嫌盗窃 罪。
11、商业交往特别注意。
业务往来手续不清，易起事端，常见情况是，对方未付钱，己方无完善字据，亦无其他价目表或者价格清单。每批货物交付后，应当立即填写《送货 单》、《进料验收单》等字据，并要求对方签字盖章。送了货物后，应当即时结算，在把所有款项算清后，应当尽快制作结账单，当场不能给付报酬的，结账手续做 完后，立定新的字据，此时，切记要将结账前发生的收条、欠条、收据予以收回，一时不能收回的，结账单上注明“在此之前一切条子均作废。”
12、善后处理。
还款时，要记着索回欠条，如对方称一时找不到欠条，应让其写一张收据留存，这样才不会给日后留下隐患。债权债务关系终结后，相关字据或者销毁， 或者存档。
单位欠条格式范本