文件应结合企业专业的特点编写，应该反映不同行业对质量认证的不同要求。编制程序文件最好按照服务过程、及其特点来编写。程序文件一定要抓住“程序”这个概念。
4.基本概念与标准的条款不一致，容易出现概念性错误。再者是文件之间各条款规定的矛盾，或相关的规定不一致。
在不同的文件中同样的内容不一致：
a)质量方针目标仅仅是一个口号，质量目标没法实施、验证。质量方针应该是企业总体方针的一个组成部分，是企业总体方针在质量方面的一个具体反映，不能用质量方针取代企业总体方针，质量目标应该是可以验证、考核、分解的。质量目标应该反映产品和服务的质量特性或质量水平特性，质量目标应该是在对企业作认真分析的基础上来确定。
ｂ)质量策划在4.2(质量体系)中的4.2.3，有的由于没有理解标准条款的含义，在手册的这一条款中抄标准条款。质量策划是为了满足产品项目或合同的要求而进行的活动。建立质量体系的过程也是一个质量策划的过程。企业进行的产品生产和进行的质量管理应该是质量策划的一个结果。
c)合同评审中出现的问题
一是容易丢条款，二是合同评审脱离实际，三是合同评审的方法比较单一。只有满足用户要求的合同才能被接受，应结合不同的情况规定不同的评审方法。
ｄ)文件资料的控制
在文件资料控制当中，文件的分管部门上下不一样，在企业中，一般来说，文件的管理大致可以分为两类：一类是管理性文件；一类是技术性文件。管理性文件由负责企业管理的部门来进行；技术性文件由技术部门负责。
e)关于采购
标准中有几个条款，第一是总则，第二是分承包方的选择，第三是采购资料，第四是采购产品的验证。我们重点讲一下分承包方的评价，与合同评审道理一样，条款一般没有丢的现象，但有写得脱离实际，对合格分承包方的评价选择只规定了一种方式。比如企业要订购产品，首先选择几个候选的分承包方，然后填写相应的表格，由某一个部门对候选的企业进行考察，考察质量体系、生产情况和质量保证能力等，再对产品的采购样品进行检验，检验合格以后试用，经过试用合格填写合格评审表，经过领导批准方可作为合格评审。方法本身没什么问题，但是真正拿到实践中不是说所有的产品都能按照这种方法去实施。这里讲的合格分承包方的评价选择是指所有的分包方都应该评价选择。评价方式应该结合企业实际，结合标准要求去选择。关于合格分承包方的评价选择在ISO9002标准中没有给出方法，只提出评价选择的要求。在ＩSO9004-1标准中提供了几种评价方式。
ｆ)关于过程控制
在编写过程中，不能脱离实际，应按照不同的类别去写。编写文件应该体现出专业特点。物业管理的过程控制包括工作人员、服务设施、管理费用等，还包括对特殊过程的控制，特殊过程是指对有些产品的过程事先不能检验，只有通过日后使用过程中才能发现问题的过程。
ｇ)关于检验、试验
硬件产品生产检验划分比较清楚，包括进货检验、过程检验、最终检验。但对于物业管理讲，过程检验和最终检验界限不清楚，不过在审核当中也并不要求把过程检验和最终检验界限分清楚。在物业管理中，检验大致分为三个部分：
一是对采购产品、对人员检验；
二是服务质量(服务质量评价分为内部和外部)检验；
三是对服务设施的定期检验。
ｈ)纠正预防措施
纠正预防措施经常发生的问题主要有：
写了没办法操作。一种写法是发生不合格，由有关部门分析原因，采取纠正措施，无论是硬件产品还是软件产品一概而论，但有些情况是非常正常的，如产品生产，不可能保证加工过程中一点不合格都不发生，所以要规定出来什么情况下应该采取措施，比如定期要把发生的服务质量问题搜集出来，进行总结，有针对性地采取措施，这个“定期”要有具体的规定，如一个月。
物业管理质量认证-实施ISO9002审核中常见问题